Aloita asiakkaan kysymyksistä
Kirjaa, mitä asiakas haluaa tietää ennen yhteydenottoa. Palvelun sisältö, kenelle se sopii, työn eteneminen ja hintaan vaikuttavat tekijät ovat hyvä lähtökohta. Valitse sen jälkeen sivuston tärkein tavoite: puhelu, tarjouspyyntö, tapaamisvaraus tai verkkokauppaosto.
Kaiken sisällön ei tarvitse olla valmiina ennen ensimmäistä keskustelua. Rajaus auttaa kuitenkin erottamaan olennaisen myöhemmistä lisätoiveista.
Piirrä ensimmäinen sivukartta
Viiden sivun kokonaisuus voi koostua etusivusta, palveluista, yritysesittelystä, referensseistä ja yhteystiedoista. Jos palveluilla on eri asiakkaat tai sisältö on laaja, ne voivat tarvita omat sivunsa. Listaa myös mahdolliset kieliversiot ja ladattavat tiedostot.
Jokaiselle sivulle kannattaa nimetä tehtävä ja seuraava askel. Referenssistä voi siirtyä palveluun, palvelusta hintatietoon ja hinnasta yhteydenottoon.
Sovi sisältöjen ja kuvien vastuut
Kokoa yrityksen perustiedot, palvelukuvaukset, logo ja omat kuvat. Varmista, että kuvien ja asiakastöiden esittelyyn on lupa. Merkitse, mitä aineistoa voidaan käyttää sellaisenaan ja mihin tarvitaan kirjoitus- tai suunnitteluapua.
Kirjaa tarjoukseen, kuka tuottaa sisällöt, kuka tarkistaa ne ja miten muutokset hyväksytään. Selkeä vastuunjako helpottaa myös aikataulun suunnittelua.
Erota toteutushinta jatkuvista kuluista
Domain, palvelintila, lisenssit ja ylläpito voivat tuoda toteutuksen lisäksi jatkuvia kuluja. Varmista niiden sisältö ja vastuut. Integraatiot, kieliversiot ja laaja sisällöntuotanto kannattaa mainita jo alussa.
Hintalaskuri auttaa jäsentämään projektin alustavasti. Laskennallinen arvio tarkennetaan tarjoukseksi, kun toimitussisältö on selvillä.
Valmistele julkaisu jo suunnitteluvaiheessa
Jos nykyinen sivusto korvataan, kerää nykyiset osoitteet ja säilytettävät sisällöt. Tarkista domainin hallinta ja siihen liittyvän sähköpostin asetukset. Julkaisussa testataan asiakkaan reitti, yhteydenoton vastaanotto ja tärkeimpien sivujen toiminta puhelimella.
Käy lopuksi läpi uudistuksen muistilista. Käyttöönoton jälkeen on hyvä sopia, kuka pitää sisällön ajantasaisena.